Как исполняются обязанности временно отсутствующего сотрудника?

Трудовое законодательство регулирует взаимоотношения между работодателем и работником в любых моментах. Случаются ситуации, когда сотрудник длительное время не может выполнять должностные обязанности в силу уважительных причин.

Это может быть отпуск, больничный лист, длительная командировка, обучение и многие подобные факторы. При этом хозяйственная деятельность работодателя остановиться не может, а, значит, на время отсутствия работника его обязанности должен кто-то выполнять.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Временное отсутствие работника приводит к исполнению его обязанностей другим лицом, которым может выступать конкретный сотрудник компании или специалист со стороны.

Пять простых шагов, которые позволят грамотно и продуктивно заменить сотрудника на время пока он не может являться на свое рабочее место:

1. Определить вариант кадровой перестановки.
2. Получить письменное согласие назначаемого лица.
3. Заключить дополнительное соглашение к трудовому контракту.
4. Подтвердить кадровые перестановки приказом.
5. Установить порядок и суммы доплат.

На каждом этапе важно знать все нюансы кадровых операций, которые закреплены в Трудовом Кодексе РФ. Прежде всего – это как оформляются все перечисленные документы, как начислять и учитывать доплату, а также порядок ее выплаты, кто вправе исполнять обязанности и как подтверждаются его полномочия.

Трудовой Кодекс: исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Трудовой Кодекс рассматривает три варианта исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника другим работником этой же компании без освобождения от основных обязанностей:

• совмещение;
• увеличение объема работ;
• исполнение обязанностей.

Статья 60 ТК РФ оповещает, что исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника характеризуется рядом особенностей:

1. Возможностью исполнять обязанности как по одноименной специальности, так и по прочим профессиональным квалификациям, в пределах компетенции и навыков назначаемого сотрудника.
2. Оба работника должны трудиться у одного работодателя.
3. Не допускается по пустующим рабочим местам.
4. Является оплачиваемой операцией. Сумма доплаты зависит от соглашения между работодателем и исполнителем (статья 151 ТК РФ).
5. Требует письменного согласия сотрудника.
6. Список обязанностей и сроки исполнения устанавливаются дополнительным соглашением.
7. Работодатель или работник вправе досрочно написать отказ от временных кадровых изменений. Это возможно только при наличии письменного предупреждения противоположной стороне, предъявленного за три дня до даты отмены дополнительного соглашения.

[box type=»download»] В случае когда сотрудник на определенное время освобождается от своих обязанностей, чтобы выполнять работу отсутствующего коллеги, кадровым специалистом оформляется не замещение, а перевод на другую должность. Порядок и условия такой кадровой перестановки регламентируется статьей 72 ТК РФ.[/box]

Как работать по совместительству?

Совместительством называют объем работ не по своей профессии, на который работник тратит свободное от основной деятельности время. В этом случае дополнительная работа и заработок за нее должны быть регулярными.

Различают совместительство:

• внутреннее, выполняемое сотрудниками в пределах одной организации;
• внешнее, когда специалист работает на нескольких работодателей.

Согласно трудовому законодательству совместительство характеризуется рядом условий:

• в штатном расписании на совместителя устанавливается оклад, а в трудовом контракте обязательно указывается, как будет числиться сотрудник;
• длительность рабочего дня по совместительству при исполнении работником прочих должностных обязанностей ограничена 4 часами или ½ ставки. В нерабочие дни совместитель может работать полную смену;
• за месяц совместитель может отработать не больше половины нормы рабочего времени, установленной законодательством на этот период для конкретной категории профессии;
• оплачивается пропорционально отработке или по прочей технологии, установленной соглашением;
• совместителя включают в график отпусков по срокам, идентичным отпуску у основного работодателя;
• данная форма исполнения трудовых обязанностей регистрируется отдельным договором, табельным номером и строкой в документах учета кадров.

Особенности совмещения работника во время его отсутствия

В отличие от совместительства совмещение представляет собой дополнительную работу, которую один работник выполняет во время отсутствия другого, наряду со своими основными обязанностями.

Это кадровая перестановка имеет свои нюансы:

• проводится только внутри одного предприятия;
• позволяет совмещать не только себе подобные должности, но и обязанности по другим профессиям;
• выполнение обязанностей проводится параллельно своей работе в пределах установленной продолжительности рабочего дня;
• в обязательном порядке требует двухстороннего согласия;
• сопровождается приказом руководителя и дополнительным соглашением;
• оплачивается работодателем;
• на законных основаниях обе стороны вправе расторгнуть соглашение досрочно с предварительным предупреждением противоположной стороны.

Многие работодатели наряду ежегодным графиком отпусков, составляют самопроизвольный график совмещений. Уже в начале календарного года подготавливается список должностных обязанностей, которые не могут не выполняться для получения эффективных результатов деятельности компании.

Дополнительно просчитываются предполагаемые суммы для оплаты совмещения работников, уходящих в отпуск. Просчитанные плановые выплаты закладываются в бюджет организации на год. Запланированную сумму немного завышают, так как учитывают, что в течение года кадры болеют, учатся и т. п.

Кадровое замещение — что это?

Один из вариантов оформить исполнителя должностных обязанностей временно отсутствующего сотрудника – это провести кадровое замещение.

Самого понятия замещения трудовым законодательством не рассматривается, а потому в отношении этого кадрового процесса в ТК не устанавливается никаких норм.

Закон регламентирует три основных формы замещения:

1. Прием на время специалиста со стороны по срочному трудовому договору. Регламентируется статьей 59 ТК РФ.
2. Кадровый перевод внутри фирмы одного работника на должность другого проводится в порядке, установленным статьей 72 ТК РФ.
3. Возложение на сотрудника должностных обязанностей временно отсутствующего персонала с совмещением собственной работы. Характеристика совмещения расписывается в статье 60 ТК РФ.

[box type=»download»] Все формы замещения имеют совпадающие особенности, а потому многие кадровые работники допускают ошибки, оформляя эту процедуру. Для выбора единственного оптимального способа, важно учесть нюансы, образовавшиеся на момент временного ухода сотрудника.[/box]

Существует замещение особых должностей на время отпуска, в отношении которых существует высокая ответственность.

К таким должностным лицам относятся:

1. Обычно, обязанности уходящего в отпуск руководителя, включая право подписи, возлагаются на его заместителя.

В таком случае доплат не производится. Если проговорить это условие в должностной инструкции, то с зам. директором каждый раз не придется заключать дополнительное соглашение.

В случае когда у директора не предусмотрено заместителей, на его место придется нанять работника со стороны или перевести другого сотрудника фирмы.

Помимо приказа и дополнительного соглашения на заместителя оформляется нотариальная доверенность на ведение дел руководителя.

2. В отношении главного бухгалтера, уходящего в отпуск, действует тот же порядок замещения.

Первоначально, обязанности переходят к его заместителю без дополнительных выплат. К прочим замещающим работникам применяется процедура оформления приказа и дополнительного соглашения. К тому же в приказе оговаривается передача право подписи, если такое рассматривается.

[box type=»download»] К заместителям директора и главного бухгалтера, помимо обязанностей переходит и ответственность. Поэтому за ошибки, совершенные во время исполнения управленческой работы, отвечают те, кто по приказу был назначен на замещение.[/box]

Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы

Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы, образовавшееся по причине производственной необходимости, фиксируется кадровым инспектором приказом по предприятию. Трудовое законодательство не предусматривает границ сроков выполнения временной дополнительной работы.

К тому же сотрудник, исполняющий обязанности другого, параллельно исполняет свои, иными словами, не освобождается от основной деятельности. Сущность такой кадровой операции напоминает процедуру совмещения должностей.

Создание приказа должно сопровождаться внесением сведений:

• должность, к которой привлекается кадр;
• ФИО отсутствующего сотрудника;
• размер доплаты.

Доплата замещающему сотруднику

Согласно статье 151 ТК РФ доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника равняется величине, оговоренной в соглашении сторон.

Поэтому сумма оплачивается по усмотрению руководителя, может достигать 100 % зарплаты отсутствующего работника.

Но, чаще всего, временное исполнение обязанностей, выступает в формате совмещения, а, значит, назначенный сотрудник физически не справится с полным объемом дополнительной работы.

Поэтому в среднем доплаты за совмещение достигают 30-50% от суммы оклада, при этом они фиксируются в коллективном договоре и положениях об оплате труда.

Оплатить добавку за исполнение обязанностей можно:

• в процентном соотношении к заработку;
• в твердой сумме;
• в полном объеме пропорционально отработанному времени.

Что вам  еще нужно знать о процедуре замещения сотрудника?

При проведении кадровой процедуры замещения от сотрудника, который будет исполнять должностные обязанности, в обязательном порядке требуется произвольная форма заявления — согласия.

Скачайте бланк и образец заявления на замещение временно отсутствующего работника.

Важно не забывать про два нюанса:

• замещение сотрудника без освобождения от основной работы не может осуществляться больше одного календарного месяца, что оговорено статьей 74 ТК РФ. После этого с работника должны снять обязанности основного рабочего места;
• в исключительных случаях персонал может совмещать должности более месяца, но это должно быть заранее оговорено в дополнительном соглашении. Закон разрешает продлить срок до одного календарного года.

В любом случае от совмещающего лица, в отдел кадров должно поступить заявление на согласие исполнять обязанности временно отсутствующего работника. для проведения операции замещения работник должен письменно указать предложение исполнять дополнительный объем обязанностей.

Официальные причины, по которым работник может временно не посещать свое рабочее место:

• оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск;
• больничный лист;
• получение образования;
• длительная командировка.

В связи с отсутствием работника, и по причине того, что производственный процесс остановиться не может, его обязанности должен кто-то выполнять.

Трудовое законодательство предлагает несколько вариантов назначения исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Все способы объединяет финансовая сторона вопроса в виде доплаты в размере, оговоренном соглашением сторон. Не начисляют доплату при выполнении управленческих обязанностей заместителям руководящих должностей.