Как заполнить титульный лист трудовой книжки?

Для граждан России трудовая книжка — один из наиболее значимых личных документов. История данного документа насчитывает более восьмидесяти лет. Ранее трудовая книжка (ТК) имела более существенное значение, так как определяла начисление пенсий и удостоверяла такие факты как наличие трудового стажа и квалификации.

Ныне значение трудовой в сфере начисления пенсий стало меньшим, но данный документ до сих пор зачастую именуют вторым паспортом.

В отличие от паспорта документ не содержит фотографий и данный факт обуславливает потребность в тщательном заполнении титульной страницы, где указываются основные сведения о владельце. Именно на заполнение титульной страницы следует обратить внимание, для примера прикреплен образец заполненной книжки.

На титульном листе указаны такие сведения, как:

• ФИО владельца;
• дата рождения (арабскими цифрами, день и месяц — двумя числами, год — четырьмя);
• образование (копируется из документа об образовании);
• профессия, специальность (равно копируется из документа об образовании).

Помимо этого там предоставляются подписи заполняющего книжку и владельца документа, сделать соответствующие печати.

Хотя пунктов относительно немного, каждый из них требует детального рассмотрения.

Графа Ф.И.О. — изменение фамилии

Наиболее часто на титульной странице меняют фамилию работника, по причине вступления им в брак или каких-либо иных причин смены фамилии, к рассматриваемой теме относится и смена других пунктов из ФИО работника.

Если таковая корректировка очередная, то есть до этого менялась фамилия, то Инструкция тут не дает никаких советов.

Вписываются новые фамилии в свободное пространство.

Ссылка на изменение дается на второй странице обложки книжки, куда вносятся:

• сведения о причине изменения (например «Фамилия изменена по причине вступления в брак»);
• полные сведения о подтверждающем документе (например, «св-во о регистрации брака» и далее, хотя возможно использовать не первичный подтверждающий документ, а ссылку на паспорт с новой фамилией);
• подпись работодателя или уполномоченного сотрудника с печатью организации.

Если для новых ссылок требуется дополнительное пространство, используется третья страница обложки, то есть правая страница на самом итоговом развороте книжки.

Графа Образование — изменение

С данным пунктом работать немного удобнее по сравнению с предыдущим. Тут не требуются зачеркивания и поясняющие ссылки. Новое образование или присвоенная квалификация вносятся в дополнение к имеющимся записям или при отсутствии таковых ранее в соответствующую графу титульной страницы.

Графа Профессия и специальность

Распространенная неточность при заполнении трудовой книжки — указание в части Профессия/Специальность.

Тут может наблюдаться существенная разница, так как не всегда получаемая работа, соответствует в точности, той специальности, которая имеется у работника, например, в дипломе об образовании.

• Смотреть в диплом или подобный документ и в точности переносить написанное там в указанную графу трудовой.
• Не модифицировать название специальности, то есть, к примеру, если указана специальность психология, то и копируется данное название, а не писать психолог или нечто подобное.

При этом зачастую наименования специальностей достаточно длинные, а присвоенные квалификации более короткие. Их удобнее записывать на титульной странице, где согласно Инструкции не следует сокращать слова.

В этом есть определенная нестыковка между требованиями Инструкции по заполнению и размерами бланка, но записывайте именно наименование специальности работника.

Графа Подпись

Следует отметить такой параграф, где указывается подпись ответственного за ведение трудовых книжек.

Иногда подпись требуют написать разборчиво, но, по сути, разборчиво написанная фамилия не является подписью как таковой.

Более полное отображение подписи приемлемо.

Трудовые книжки не подпадают под сферу организационно-распорядительных документов и для них используется отдельная Инструкция, то есть возможно и использовать разборчивую подпись.

Печать работодателя

Существует иногда некоторое затруднение относительно печати работодателя, так как в отделах кадров есть собственная печать.

Тем не менее на трудовой книжке на титульной странице используется печать работодателя, которую ставят и на других страницах.

Если в организации используются разные печати, то их использование следует закрепить в локальных актах и применять при заполнении трудовой печатью, соответствующую этим предписаниям.

Исправление ошибок

• Когда книжки содержат в себе малое количество сведений, то более целесообразный вариант — заполнение новой книжки.
• Существуют книжки, в которых немалое количество записей и тогда целесообразнее внести некоторые исправления.

Для этого работник обращается к работодателю, который внес неточные сведения за соответствующей справкой.

Если таковой отсутствует (реорганизация или нечто подобное) то обращаются к правопреемнику либо исправления вносятся действующим работодателем со ссылкой на удостоверяющий точные данный документ.

Если есть неточность в указании имени, то вносится корректировка, подробности которой ранее описаны в пункте Изменение фамилии и на второй странице обложки дается поясняющая ссылка.

В этом примере пишется: «Имя исправлено на такое-то» и в скобках даются сведения о подтверждающем документе (справке от работодателя, паспорте или другом подтверждающем документе) заверяется исправление подписью и печатью.

Как правильно дополнить записи об образовании, профессии и специальности?

Распространены варианты, когда как таковой специальности у работника нет, но в означенную часть записывают, либо сведения из диплома, либо наименование должности.

Рассмотрим эти примеры более подробно.

Если у работника диплом бакалавра, то такой работник не имеет полученной специальности или квалификации.

Степень бакалавра свидетельствует только о получении образования по направлению, но не по специальности.

В таком варианте графу специальность оставляют незаполненной.

Равным образом поступают, если у работника нет специальности, так как окончил только школу или продолжает обучение в ВУЗе.

В означенных ситуациях указывается только полученное оконченное образование, то есть бакалавриат или среднее.

Графы со специальностью и профессию не заполняются, до присвоению работнику определенной квалификации или специальности.

Что понимается под «заверением» титульного листа подписью работника?

Об этом пункте сказано ранее, но полезно дополнительно отметить некоторые аспекты заверением работника титульной страницы.

Сведения вносятся сотрудником кадровой службы и могут наблюдаться определенные неточности.

После заполнения данных, работник лично проверяет внесенные сведения, такие как ФИО, дата рождения и остальные.

Полезные советы

Резюмируя вышеизложенное, следует предоставить некоторые краткие советы, которые позволят лучше усвоить предложенный материал:

• На титульной странице ТК не допускаются никакие помарки и корректировки, при наличии таковых заполняется новая книжка.
• Тщательно заполнять пункт о профессии и специальности, в частности, учитывать отличия образования бакалавра от образования с присвоением специальности, не указывать наименование работы, на которую поступает работник, но использовать сведения из документа об образовании, если он есть.
• Сведения о дате рождения вносятся арабскими цифрами.
• Подпись пишется разборчиво, хотя возможно и написание с расшифровкой.
• В заполнении титульной страницы трудовой книжки есть некоторые несоответствия Инструкции (например, мало пространства для полного отображения наименования специальности работника или подпись заверяющего сотрудника) которые по возможности приводятся в соответствие требованиям инструкции.

Использование предлагаемых советов поможет грамотно заполнять титульные страницы трудовых книжек и вносить требуемые исправления, на основе предписаний Инструкции по заполнению трудовых книжек и регулирующей данную область нормативной документации.