Как заполнить и сдать справку 2-НДФЛ?

Каждому работающему человеку требуется представить заполненную справку формы 2-НДФЛ до апреля текущего года. 

Подобная справка не требуется, если сотрудник претендует на получение:

1. Имущественного вычета.
2. Социального вычета.

Подобные налоги потребуется представить вместе с декларацией.

Справка 2-НДФЛ — общая информация

Справка 2-НДФЛ – это документ, содержащий сведения о зарплате, налогах и источнике полученных доходов. Заказать такую справку, как правило, можно в бухгалтерском отделе компании, в которой работник трудится.

Ее формат на сегодняшний день, заявлен в Приказе ФНС России от 30.10.15 г. No ММВ-7-11-485@. Этот же устанавливающий стандарты документ регулирует и схему занесения данных в бланк.

По Трудовому кодексу формирование такого рода справки охватывает не более 3-х суток со дня поступления официально оформленной просьбы от работника компании.

Кто должен сдавать справку 2-НДФЛ

Существует несколько лиц, которые обязательно должны сдавать справку установленной формы в налоговый орган:

1. Юридические организации. Они должны сдавать справки 2-НДФЛ за всех лиц, которые работают в их организации.
2. Физические лица.

Кроме этого, существует определенный перечень ситуаций, когда подобную справку сдавать не требуется:

1. Компания осуществила всю выплату доходов, которые не облагаются установленным доходом.
2. Компания выплачивает доходы каким-либо предпринимателям.
3. Компания занимается покупкой какого-либо имущества у граждан.
4. Компания занимается выдачей подарков или помощи декретницам.
5. Компания в текущем году сделала какие-либо подарки людям, которые не являются их работниками.
6. Компания составила договор на продажу какого-либо имущества, выступая в такой ситуации в качестве комиссионера.
7. Компания предоставила покупателю какую-либо скидку за выполнение установленного объема покупок.
8. У иностранного сотрудника закончился установленный контракт. Таким образом, у него закончилась и виза, а значит, работник уже давно находится в своей стране.

Кто подает

Помимо этого, существуют несколько случаев, при которых не нужно подавать справку 2-НДФЛ:

1. Доходы, выплаченные для определенной категории граждан, которые обязаны самостоятельно уплачивать установленный налог на доходы.
2. Были выплачены определенные виды доходов, при которых налогоплательщики вынуждены самостоятельно оплачивать налог на свои полученные доходы.
3. Были выплачены определенные доходы, которые по действующему на территории страны законодательству не подлежат налогообложению.

Сроки сдачи формы 2-НДФЛ

Сроки, когда справка 2-НДФЛ направляется в бюджет, зависят от того, был ли налог на доходы удержан с сотрудников или нет:

• если был, то справку, в которой это отражено, нужно отправить в налоговое учреждение строго до конца третьего квартала;
• если нет – тогда сдать отчетность следует раньше на один месяц (до конца февраля), так как необходимо сформировать корректирующую справку до конца марта.

Данные сроки прописаны в законодательной базе, а именно в Налоговом кодексе (п.2 ст.230 НК и п5. ст. 266 НК РФ).

Если отчетная дата выпадает на выходные дни, то срок сдачи переносится на первый рабочий день, следующий за датой выходного дня.

Компании предоставляют справки по форме 2-НДФЛ в налоговый орган по месту постановки на учет. Данное условие указано в п.2 ст.230 НК РФ.

Справка 2-НДФЛ предоставляется по первому запросу трудящихся в компании, например, для кредитных организаций с целью получения заемных средств.

Как выглядит справка 2-НДФЛ

Вы можете скачать бесплатный бланк формы 2-НДФЛ и образец заполнения справки, чтобы понимать, как выглядит справка.

Расшифровка справки 2-НДФЛ состоит в выделении следующих блоков:

• данные о том, кто выплачивает доходы;
• данные о том, кто их получает;
• размер получаемых доходов за конкретный период времени (обычно год);
• льготы и налоговые удержания;
• суммарное значение заработка и суммарное значение подоходного налога.

Как заполнить и сдать справки 2-НДФЛ

Существуют определенные способы сдачи заполненной справки 2-НДФЛ в налоговый орган:

1. Электронно. Это достаточно популярный способ сдать справку 2-НДФЛ, а также прилагающиеся к ней документы.

Можно предоставить всю документацию на диске или перенаправить ее через Интернет. Общее количество сведений, которые группируются в один общий файл, не должны превышать отметки в три тысячи.

Если производится сдача документации на диске, потребуется предоставить бумажный реестр всех сведений о существующих доходах.

• После предоставления документов через сети Интернет, сотрудник налогового органа должен составить и переслать извещение, которое будет подтверждать дату получения всех представленных документов.
• Далее на протяжении десяти рабочих дней, налоговый орган будет составлять реестр сведений и протокол, которые также направит в компанию через Интернет.

2. На бумаге.

Таким образом можно провести сдачу полагающейся справки лично или путем отправки ее по почте, специальным заказным письмом.

Им могут воспользоваться только компании, в которых общее количество человек не превысило десяти. К подобным справкам также потребуется предоставить специальный реестр всех установленных сведений об общих доходах. Подобный реестр обязательно нужно предоставлять в двух одинаковых экземплярах.

Если подача справки 2-НДФЛ проводится в письменной форме, специалист налоговой службы при получении документом должен составить специальный протокол. Он должен быть также составлен в двух одинаковых экземплярах и иметь подписи не только сотрудник аналогового органа, но и представителя компании, который обратился для сдачи справки.

Не стоит беспокоиться о том, что у представителя от организации не имеется на руках печати, подобный протокол будет считаться действующим даже при наличии одной только его подписи.

Как заполнить справку — пошаговый алгоритм

В верхней части справки 2-НДФЛ заполняются данные об анализируемом периоде (как правило, это календарный год), за который формируется отчет, и ее порядковый номер.

Если справку формируют для сдачи в налоговую, тогда число отражается любое в промежутке формирования годовой отчетности, т.е. с начала года, идущим за периодом формирования справки, до конечного срока, разрешимого для сдачи таких справок в налоговую организацию.

Если справка 2-НДФЛ предоставляется для сотрудника, тогда ставится число формирования данной справки.

Поле «Признак»

В этой графе указываются следующие значения:

1 – когда в документе фиксируется информация о доходах физического лица и подоходный налог был начислен и удержан;

2 — когда подоходный налог не был удержан.

Имеется судебная практика опровержения начисленного штрафа в случае, когда в справке о не удержанном налоге содержится вся необходимая для заполнения справки о начисленном налоге информация.

«Номер корректировки» — поле заполняется как при предоставлении справки 2-НДФЛ в первый раз, так и при подаче исправленной информации.

• справка подается в отчетном периоде впервые — номер 00;
• уточненная справка — 01, 02 и т.д.

Налоговым агентам предоставляется возможность отменить, то есть аннулировать предоставленные сведения в справке 2-НДФЛ, когда в данных  выявлен неверный расчет самим агентом. Для этого в поле «номер корректировки» нужно указать цифры 99, а в самом документе заполнить только блоки 1 и 2 со сведениями о фирме и физ лице.

Первый блок

Указывается информация о налоговом представителе, т.е. работодателе:

• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• код причины постановки (КПП);
• название компании или ФИО физ лица, имеющего статус ИП;
• код по ОКТМО;
• телефонные данные.

Второй блок

Фиксируется информация о физлице, которому поступали доходы:

• также ИНН;
• ФИО;
• подданство,
• число, месяц, год рождения,
• реквизиты паспорта,
• место проживания.

Для иностранцев предусмотрены отдельные поля:

• ИНН в стране подданства,
• адрес места жительства в России,
• код страны, где живет иностранец;
• адрес в стране, где иностранец постоянно живет.

В поле «статус налогоплательщика» проставляется 1 или 2 в зависимости от того, кем является указанный в справке налогоплательщик:

1. Зарегистрированный в РФ;
2. Постоянно зарегистрированный в другом государстве
3. Специалист высокого уровня;
4. Задействованный в государственной программе перемещения по собственной воле сограждан, живущих за границей;
5. Иностранец, имеющий статус беженца или временно проживающий в России;
6. Иностранец, работающий по патенту.

Следующие блоки в документе 2-НДФЛ включают детальные данные о заработках и вычетах.

Третий блок

Содержится вся информация о доходных поступлениях работника за каждый календарный месяц работы.

В заголовочной части данного блока указываются ставки НДФЛ, которые применяются для данного варианта расчета. В столбце «сумма дохода» ставится суммарное значение полученного заработка помесячно.

Кроме основного вида заработка, могут быть выплачены и другие виды дохода, например, материальная помощь или больничные. Поэтому каждому виду дохода соответствует определенный код.  Все виды доходов указываются отдельно в каждой строке. Один вид дохода – одна строка.

Четвертый блок

Обобщены все сведения о вычетах, а также соответствующие им кодировки, и просчитывается общее значение каждого вычета за анализируемый год. В блоке можно увидеть вычеты, которые не имеют отношение к каждой отдельно выплаченной сумме, отличные от тех вычетов, которые были указаны в третьем блоке.

В этом блоке записываются налоговые вычеты (льготы):

• на детей (в отдельности по каждому ребенку);
• на имущество;
• на самого трудящегося;
• льготы в сфере образования, лечения, пенсионный взносы;
• льготы от вложения средств в ценные бумаги.

В случае, когда в справке 2-НДФЛ указываются данные о льготах на имущество, то указываются реквизиты уведомления из налогового органа, которое указывает на то, что сотрудник имеет право его использовать.

Пятый блок

Подсчитываются итоговые значения полученных доходов, определяется величина налоговой базы и осуществляется расчет НДФЛ.

Общая сумма дохода – это итоговое значение столбца «сумма дохода» из третьего блока.

Налоговая база — это разница между суммарной величиной дохода и налоговых вычетов (или сумма вычетов по третьему и четвертому блокам).

Сумма налога исчисленная – это начисленная сумма налога, полученная путем умножения налоговой базы на налоговую ставку.

Компаниям, в которых оформлены иностранные граждане с безвизовых государств, потребуется поле со сведениями  об авансовых платежах.

Нередко встречаются случаи неверно оформленных справок.

Ошибки могут быть следующие:

• нет печати организации, выдавшей справку;
• нет подписи уполномоченного на это сотрудника;
• не соблюден формат указанной даты (правильный формат дд.мм.гггг);
• не пронумерованы страницы (в случае, если справке включает более одной страницы, то каждая страница должна быть пронумерована);
• устаревшие коды доходов и вычетов (с 26 декабря 2016 года издан приказ, регламентирующий изменение кодов, т.е. все доходы, полученные до этой даты, следует перекодировать);
• подача справки не по месту нахoждения (в случае, когда работник в течение года был переведен из одного подразделения в другое, отличающиеся своим местонахождением, то справку надо подавать и по месту нахождения налогового органа предыдущего подразделения и по местонахождению нового подразделения).

Срок действия справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ по закону не имеет срока годности. Это обосновано тем, что эта форма отражает сведения о прошлом времени.

Сколько действительна 2-НДФЛ зависит от организаций, которые запрашивают информацию о доходах.

1. В ситуации, когда вам нужно получить какой-либо вычет при подаче декларации, период законности справки ограничивается 3 годами. Законодательно это прописано в НК РФ в статьях 218, 219, 220.
2. Если вы хотите взять кредит, узнать про срок действия справки нужно непосредственно в банке. Например, банк может потребовать справку годностью не более 2 месяцев.

Справку 2-НДФЛ банковская организация проверяет и может потребовать подтверждение, так что поставить доходы выше, чем есть, у вас не получится. Обычно банк принимает документ сроком с 1 месяц.

3. Для ИФНС действительность справки не ставится в рамки какого-то периода, но время, когда справка должна быть подана в ИФНС нельзя игнорировать.

Последние изменения в справке 2-НДФЛ

За последнее время форма данной отчетности претерпела некоторые изменения.

В нее были внесены дополнительные сведения и изменены некоторые названия полей:

• в заголовке изменен «тип справки» на «номер корректировки»;

Если бланк справки предоставляется в первый раз, то в типе справки проставляется 00, если справка носит исправительный характер, т.е. она повторно подается, то 01,02 и т.д.

Если же предоставленный документ нужно аннулировать, то проставляется комбинация из цифр 99.

• в блоке о физ лице появился новый реквизит для иностранных людей «ИНН в стране гражданства»;
• введены дополнительные коды в поле «Статус налогоплательщика»;
• название «Коды регионов» изменено на «Коды субъектов РФ», добавились коды республики Крым (91) и Севастополя (92);
• дополнительно введены графы, где отражаются новые инвестиционные налоговые вычеты;
• изменился код для свидетельства о предоставлении жилья беженцам на 19 в справочнике «коды документов».

Данный документ может пригодиться в случаях, когда:

• работник задействован в судебных разбирательствах, связанных с его работой;
• работник является плательщиком алиментов;
• оформляется виза или обращение в представительство;
• оформляется пенсия;
• устанавливается опека над ребенком;
• необходимо встать на учет в центре занятости как безработный гражданин.

Запрос справки 2-НДФЛ с предыдущего места работы

Как правило, при смене места работы, вместе с трудовой книжкой работодатель выдает и справку по форме 2-НДФЛ.

Отказать в выдаче справки работодатель не может, ее предоставляют даже без обоснования в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от работника.

В противном случае руководитель/индивидуальный предприниматель или работодатель/юридическое лицо может быть привлечен к административному нарушению в виде уплаты штрафа.

Минимальная сумма штрафа составляет 1 тысяча рублей.

Максимальный размер варьируется в зависимости от уровня ответственности и может достигать 70 тысяч рублей.

Она может пригодиться в следующих случаях:

• для расчета стандартного налогового вычета, поскольку учитываются все полученные доходы с начала года, независимо от того, на каком месте работы находился сотрудник;
• для заполнения декларации 3-НДФЛ, поскольку в основе заполнения данного документа лежит информация из справки 2-НДФЛ;
• для оформления займа любого финансового учреждения.

Подпись и печать на форме 2-НДФЛ

1. В справке 2-НДФЛ обязательно должно быть указано ФИО подписанта — руководителя организации, имеющего право подписи или же уполномоченного лица.

Поскольку данная справка не относится к бухгалтерским документам, то сотрудник бухгалтерии или другой службы не может ее подписывать без наличия доверенности на право подписи.

Если имеется доверенность, то ее реквизиты обязательно ставятся в соответствующей графе.

При подаче в налоговый орган рекомендуется прикладывать и копию выданной доверенности.

2. Если же назначение справки 2-НДФЛ – для работодателя, то правила подписания бланка также не меняются.

Подписывающий документ человек должен быть закреплен и назначен приказом организации.

Варианты подписантов:

• сотрудники, в обязанность которых входит расчет зарплаты и прочих выплат;
• сотрудники кадровой службы;
• главный бухгалтер компании или же его замещающий сотрудник;
• непосредственно сам директор организации.

3. В ситуации, когда справка предоставляется самому директору компании, то правила подписи на нее также распространяются.

Это может быть собственноручно директор или же назначенное приказом доверенное лицо.

Что касается печати, то тут действуют в зависимости от ее наличия.

Согласно недавним изменениям, вступившим в действие с апреля 2015 года, не все организации могут иметь печать.

Это не является обязательным условием существования компания, если данный момент предусмотрен уставом. Поэтому в справке по новой форме место для печати не предусмотрено.

Несвоевременная подача справки — штрафы

Для налоговых агентов предусмотрена ответственность в виде штрафов за не сдачу справки 2-НДФЛ или несвоевременное ее предоставление.

• Сумма штрафа составляет 200 рублей за документ. Поскольку предоставляется данная справка на каждого трудящегося, то размер штрафа зависит от количества сотрудников, по которым предоставляется данная форма отчетности.
• С 1 января 2016 года также введена ответственность в виде штрафа за подачу ошибочных сведений. Сумма составляет 500 рублей за каждый отчет, в котором обнаружена ошибка.

Информация о возникшей задолженности предоставляется в виде уведомления, которое получает компания в письменном виде.

При получении письма уплачивается штраф по указанным в письме\квитанции реквизитам. Перед тем, как оплатить штраф, рекомендуется сначала подать в налоговый орган данную справку.

Со штрафными санкциями за ошибочные сведения в справке 2-НДФЛ дело обстоит проще: штрафы устанавливаются, когда агентом не были поданы корректирующие данные, т.е. ИП или компания самостоятельно не выявила ошибку, допущенную в справке.