Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Все организации, предприятия, компании заключают договорные отношения между собой для продажи товара или исполнения различных услуг. В договорах описываются обязанности, условия поставки и оплаты сторон. 

Иногда между партнерами возникают ситуации, когда поставщик услуг выполнил свои обязательства, а принявшая их сторона не может оплатить сумму по договору или счету в связи с различными причинам.

При таких обстоятельствах поставщик оказывается кредитором своего партнера.

Как списывается у кредитора в бухгалтерском учете (БУ) и налоговом учете (НУ) безвозвратная сумма ДЗ партнера по бизнесу, мы расскажем в этой заметке.

Как списать дебиторскую задолженность — проводки

Если руководством принято создание резерва по сомнительным долгам, то в БУ проводят сумму по следующим счетам:

• В дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» вносят сумму с кредита счета учета расчетов (60, 62, 70, 71, 73, 76) – объяснение: списание ДЗ в связи с окончанием периода подачи иска в суд, или невозможность списания.

Если резервирование по невозвратным материальным средствам не определено руководством или сумма не может быть погашена за счет такого резерва по сомнительным долгам, то учет долгов персонально по каждому контрагенту заносят на дебет счета 91.2 «Прочие расходы» и соответственно кредит счетов (60, 62, 70, 71, 73, 76).

• На дебете счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» — отразить ДЗ, списанную в связи с отсутствием возможности ее взыскать.

Как списывается дебиторская и кредиторская задолженности?

С каждым годом становятся строже проверки достоверности ведения БУ и НУ на предприятиях, которые обязывают точно отслеживать периоды списания или возврата задолженностей.

Проверяющие контролеры строго относятся к размерам дебиторских (ДЗ) и кредиторских долгов (КЗ).

Предприятия обязаны контролировать возвратные суммы, учитывая неоплаченные договорные обязательства.

Отражение долговых обязательств партнеров, которые просрочили, требует хороших знаний по вопросам, на каком счете и как определить период, когда вносить и списывать размер и безвозвратного долга.

Давайте рассмотрим как правильно вести контроль и списание безвозвратной КЗ и ДЗ поэтапно, чтобы проводки в БУ были выполнены без искажений и нарушений.

Как снять с налогового и бухгалтерского учета ДЗ и КЗ — методы

Списание ДЗ из налоговой и бухгалтерской документации

Для удаления из налоговых учетных записей ДЗ нужно, прежде всего, иметь достоверные обоснованные факты о том, что контрагент не сможет погасить свой долг.

Основания, описанные в НК для прекращения отражения ДЗ и КЗ такие:

1. в НУ:

• ДЗ списывается двумя вариантами.

Первый предусматривает перевод суммы в расходы внереализованные, а второй в резерв по неполученным долгам.

Законные обоснования оговорены в п. 2 ст. 266 НК РФ.

2. в БУ:

• для списания ДЗ после того, как прошел период давности искового обращения нужно иметь три обстоятельства – наличие отчетных данных в инвентаризационном заключении, приказа руководства предприятия и обоснований в письменном виде.

ДЗ переходит на счет резерва по сомнительным долгам, если решено его создание или финансовый результат в учете организации, занимающейся коммерцией. Если компания не занимается коммерческой деятельностью, то сумму включают в увеличение расходов. Все эти действия описываются в п. 77 ПБУ.

Как отразить списание кредиторских долгов?

КЗ списывается как ДЗ, имея на это необходимые для законов оснований:

1. в НУ:

• КЗ списывают в внереализационные доходы после истечения срока давности, или на основании других факторов, указанных в п. 18 ст. 250 НК РФ.

В этом случае имеется исключение: нельзя списывать суммы задолженности по бюджетным выплатам или уменьшенным в связи законодательными актами.

2. В бухгалтерской документации:

• КЗ и депонентские долги списывают после окончания периода исковой давности отдельно по обязательствам на основании полученных результатов инвентаризации, приказа по БУ и письменного объяснения фактов.

Суммы вносят на счет финансовых результатов для организации с коммерческой деятельностью.

Для других предприятий они должны быть засчитаны в увеличение доходов. Обоснования можно найти в п. 78 ПБУ.

На основании всего вышеуказанного можно выделить три основных явных обстоятельства, необходимых для списания ДЗ и КЗ:

1. для налогового и бухгалтерского учета важно, чтобы период исковой давности закончился;
2. неплатежеспособность или невозвратность долга предприятия (ликвидация, акт, выписанный органами власти);
3. нет реальной возможности взыскать долг (для бухгалтерского учета).

• Общий период времени для подачи иска в суд о взыскании долга за отпущенный товар или оказанные услуги истекает в течение трех месяцев. Это указано в ГК РФ.
• Если предприятие подает иск в суд или должник признает возникшую непогашенную сумму, подписав акт сверки, то срок исковой давности прерывается.
• Новый срок начинают считать заново, не засчитывая время истекшее по предыдущим срокам. Остальные два фактора делают процедуру списания сложнее.
• Для доказательства неплатежеспособности нужно предъявить акт от органов власти или документы о ликвидации предприятия.
• В третьем обстоятельстве — если сумма задолженности меньше судебных расходов, то можно применять списание в бухучете, чтобы оптимизировать величину дохода предприятия.

Какая задолженность списывается?

Размер долга, который можно списать, устанавливают после инвентаризации и получения актовых документов от судоисполнителя или об окончании деятельности должника.

Для вывода долгов из учета подготавливают пакет документов, хранящихся отдельно от первичных.

Подтверждающие документы для списания ДЗ и КЗ

Подтверждают обстоятельства для списания ДЗ и КЗ следующие документы:

• документы, подтверждающие совершенное действие – отгрузку товара или предоставление услуг, квитанции о совершении предоплаты,
• акт сверки, подписанный должником (не является обязательным документом);
• обращения к должнику в ходе переписки о погашении задолженности, с предоставлением оригиналов писем;
• любые документы, подтверждающие начало исчисления периода исковой давности и фактической неспособности оплатить долг.

Документальное подтверждение

Подтверждающим окончательным документом о невозможности получения долга является:

• постановление судебных исполнителей о том, что истек срок действия решения суда о взыскании задолженности;
• справка из государственных органов из ЕГРЮЛ о закрытии имеющего задолженность предприятия.

Только эти два документа являются главным подтверждением возникновения факта о списании КЗ и ДЗ.

Инвентаризация долговых невыплаченных сумм

В конце годового отчетного времени многие предприятия проводят инвентаризацию всех видов финансовых обязательств. В ходе нее может быть выявлена ДЗ или КЗ, с истекшим сроком подачи искового заявления.

Цель инвентаризации — выявление ДЗ и КЗ с указанием сроков задолженности. Опираясь на полученные расчеты, организация рассчитывает сумму неоплаченных долгов по каждой позиции.

Позже она показывается как безнадежная или сомнительная. В случае, когда была проведена ликвидация должника, суммы списывают за счет резерва по сомнительным долгам.