Что следует знать при ведении кассы ИП при УСН?

Недавно соблюдение кассовой дисциплины было обязательным для ИП. Теперь введена упрощенная система документооборота. Предприниматель по желанию продолжает вести кассовую документацию. Расчет лимита кассы также становится необязательным.

Кассовая  книга предназначена для отражения всех денежных операций, которые проводятся в фирме. Ордера фиксируют поступление и расход финансов в течение смены.

Выплата заработной платы оформляется расчетной ведомостью. Формирование расчетных документов при расчете наличными средствами с работниками остается обязательным пунктом в деятельности ИП.

Кассовые операции ведутся по следующему стандартному алгоритму:

• Снятие Х-отчета в начале смены и запись утренних показаний в форме КМ.
• Пробитие чеков, БСО, оформление ПКО и РКО и прочих документов отчетности.
• Снятие итогового Z-отчета.
• Заполнение формы КМ-4 и справки-отчета кассира.
• Внесение сведений в кассовую книгу.

Необходимость ККМ при УСН

Применение ККМ обязательно для ИП, так как это регламентирует учетная политика малого бизнеса, за исключением некоторых случаев.

Соответственно закону № 54-ФЗ предприниматели обязаны использовать ККМ из Государственного реестра, при осуществлении работ, оказании услуг и торговле товарами.

Кому разрешено работать без кассового аппарата?

Те, кто работает в рамках УСН, имеет право не пользоваться ККМ по следующим причинам:

• Фирма специализируется исключительно на оказании услуг, в этом случае при взаиморасчетах с получателями используются БСО (бланки строгой отчетности).
• Некоторые сферы деятельности позволяют отказаться от ККМ.

К ним относятся:

1. Продажа печатной продукции. При этом доля товарооборота газет и журналов от общего должна превышать 50%.
2. Реализация лотерейных билетов.
3. Реализация билетов в сфере общественного транспорта.
4. Осуществление сделок с ценными бумагами (акциями, облигациями и валютой).
5. Поставка питания для госучреждений – госструктур, школ и больниц.
6. Продажа мороженого, б/а напитков, с/х продукции.
7. Прием любого вторсырья, исключая металлолом.
8. Услуги религиозного характера, продажа товаров и литературы религиозного назначения.
9. Продажа продовольственных товаров на открытых прилавках.
10. Мелкорозничная торговля.

• Фирма находится в отдаленном районе и не имеет возможности для приобретения ККМ. Исключение составляют города, районные центры и поселки городского типа. Перечень таких регионов утверждается на государственном уровне для каждого субъекта.

Если ни один из этих случаев не относится к сфере деятельности определенного ИП, то он обязуется проводить сделки, осуществляемые посредством расчета наличными денежными средствами или пластиковыми картами, через ККМ.

[box type=»download»] Примечание: в применении ККМ нет необходимости, если владелец фирмы выбрал ЕНВД.[/box]

Ведение документов по кассе у ИП при УСН

Кассовая книга представляет собой журнал, в котором фиксируются проводимые операции с финансами. Записи, которые делаются в ней, ориентируются на ПКО и РКО.

На обложке вводятся следующие данные:

• ФИО ИП.
• Название фирмы и ОКПО.
• Текущий год, в котором будет вестись книга.

Оформление книги на основе произведенных денежных операций происходит следующим образом:

1. Дата, когда была проведена операция.
2. Номер ордера.
3. Вносится запись о том, кем получены и кому выданы денежные средства, с указанием инициалов физлица или наименования организации, которая вносит или же получает средства, а также характер операции.
4. Проставляется в соответствующих графах сумма прихода и расхода за рабочий день.
5. Выводится итог по окончании рабочего дня.
6. Определяется остаток средств путем вычета расходов из сумм остатка на начало дня и прихода.

Все операции с финансовыми средствами зафиксированы в кассовой книге и оформляются кассовыми документами.

Если предпринимателю касса нужна в личных целях, то в этом случае расходники не оформляются. Кассир ставит печать, которая имеет реквизиты, тем самым подтверждая проведение кассовой операции.

В кассовую книгу вносятся сведения по каждому ордеру: здесь есть данные о каждом поступлении и расходе денег.

В конце дня кассовый работник сверяет данные всех документов, с которыми он работал. Если в течение рабочей смены наличного расчета не было, то записи делать нет необходимости.

[box type=»download»] В случае ошибки в ордере, его необходимо будет переделать. Ошибка в кассовой книге исправляется следующим образом: неверная запись зачеркивается, вместо нее сверху вносится верное значение и заверяется подписью главного бухгалтера и кассира. [/box]

По ПКО проводится прием денег.

При этом кассиру необходимо проверить:

• Правильность написания суммы.
• Подпись бухгалтера или главбуха.
• Наличие подтверждающих документов.

Наличные деньги выдают по расходникам. Кассир проверяет данные таким же образом, как и в ПКО.

В расчетно-платежную ведомость вносятся следующие данные:

• Номер, следуемый по порядку.
• Ф.И.О. сотрудника, занимаемая им должность и номер табеля.
• Выработанные часы.
• Начисленная зарплата.

Бухгалтер заполняет журнал кассовых операций. В него вносятся данные обо всех приходных и расходных кассовых ордерах, расчетно-платежных ведомостях и заявлениях.

[box type=»download»] В связи с вступившими в силу изменениями в ведении кассовой документации, ИП может отказаться от оформления кассовых документов.[/box]

Предприниматель решает индивидуально для себя, целесообразно ли ему вести дальше данную документацию или же отказаться от нее.

При этом журнал кассира-операциониста по-прежнему нужно вести в обязательном порядке в том случае, если ИП имеет кассовый аппарат.

Работа ИП без ККМ

Если ИП освобождается от использования ККМ, согласно определенным случаям, установленным № 54-ФЗ, то вместо кассового чека покупателю выдается товарный чек, БСО или чек из ЧПМ (чекопечатающей машины).

В этих кассовых документах, которые предоставляются клиентам и которые приравниваются к кассовому чеку, должны указываться следующие данные:

• Инициалы предпринимателя.
• ИНН.
• Название, дата выдачи и номер документа.
• Сумма оплаты.
• Ф.И.О. и подпись лица, выдавшего данный документ.

Лимит кассы ИП на УСН

Лимит кассы рассчитывается предпринимателем самостоятельно, ранее эта величина утверждалась банком. Максимальный размер средств, который может находиться в кассе, определяется путем расчета по формуле, установленной Положением Банка РФ.

Формула имеет следующий вид:

Выручка на протяжении расчетного периода: расчетный период*количество дней, в течение которых средства должны быть переданы в банк.

• Период — не больше 3 месяцев.
• Временной срок между передачей средств в банк – не более недели, а для тех ИП, по месту осуществления деятельности которых нет банка — две недели.

[box type=»download»] Примечание: согласно новым правилам, соответственно указанию Банка России от 11.03.2014 №3210-У, малый бизнес в 2015 году освобождается от обязательного установления кассового лимита.[/box]

Регистрация ККМ

Сейчас купить ККМ не составляет труда. После ее покупки в обязательном порядке она регистрируется в налоговой службе – это дает право пользоваться ей на законном основании.

Кассовый аппарат должен входить в Государственный реестр ККМ и ККТ – это важное условие успешной регистрации учетного оборудования.

[box type=»download»] Перед тем как осуществить регистрацию оборудования заключите договор на сервисное обслуживание с ЦТО. Это является обязательным условием для того, чтобы ККМ прошла регистрацию. [/box]

Документы для прохождения регистрации ККМ в налоговой:

• Заявление на регистрацию ККМ.
• Паспорт предпринимателя.
• Договор с ЦТО.
• Свидетельства ОРГН и ИНН.
• Паспорт устройства, выдаваемый продавцом, чек или квитанция.
• При УСН книгу доходов и расходов, при ОСНО копия финансовых отчетов, если они имеются.
• Документ на помещение, где будет находиться ККМ.

Алгоритм прохождения регистрации:

1. Владелец кассовой машины на месте заполняет заявление на регистрацию.
2. Все собранные документы передаются под расписку инспектору ФНС.
3. Сотрудник ФНС назначает время, когда устройство должно будет поставлено на учет.
4. ИП и представитель ЦТО доставляют в налоговую службу аппарат и проводят процедуру фискализации.
5. Если процедура успешно пройдена, кассовый аппарат проходит регистрацию в Книге учета ККМ.
6. Предпринимателю выдается карточка регистрации кассовой машины и сданные документы.

Передача данных кассового аппарата в ФНС через интернет

С февраля 2017 года ККТ должна присылать чеки в электронном виде оператору фискальных данных. Так сказано в 54-ФЗ ст.2 п.2.

Такая реформа служит для упрощения взаимодействия ККТ и ФНС.

Операции по ККМ становятся абсолютно прозрачными, и в связи с этим сократится число налоговых проверок, отменится обязательное техобслуживание ККТ и перерегистрация устройств.

Основные моменты:

1. Электронную ленту придется сменить фискальным устройством и заключить соглашение с оператором фискальных данных, чтобы присылать чеки.
2. ИП и ООО должны купить онлайн-кассы и присылать информацию о чеках в налоговую.
3. Онлайн-кассы необязательны для всех. Есть список видов деятельности, где новая ККТ не имеет существенного значения.

Штраф за непробитый кассовый чек

Кассовый чек – это документальное подтверждение того, что покупка была совершена в конкретное время и в конкретном месте.

[box type=»download»] Непробитый кассовый чек является грубым нарушением кассовой дисциплины и карается административным штрафом. [/box]

Во время проверок сотрудники налоговой службы часто выявляют это нарушение.

Штраф составляет:

• Для физического лица – от 1500 до 2000 рублей.
• Для должностного лица – от 3000 до 4000.
• Для юрлица – от 30000 до 40000.

Отчетность по ККТ и кассовая дисциплина

Согласно Указу Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, регламентирующему ведение кассовых операций у ИП, для ИП имеются некоторые послабления по кассовой дисциплине.

Кассовая дисциплина представляет собой совокупность обязательных правил, касающихся ведения кассы.

С июня 2014 года приведен в действие более простой алгоритм ведения кассовой дисциплины касательно ИП.

Нововведения предполагают отказ ИП от выписки РКО и ПКО, а также от использования кассовой книги.

При этом отказ от ведения кассовых документов, с одной стороны, упрощает деятельность фирмы, но с другой, усложняется контроль над действиями сотрудников, так как подтверждения о получении сотрудником денег не будет.

ИП на УСН фиксируют все операции в книге учета доходов и расходов – КУДиР. Это правило является обязательным для всех ИП, кроме тех, кто работает на ЕНВД.

В последовательном порядке в КУДиР вводится запись о каждой операции с подтверждением об этом соответствующим документом. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и подтверждена подписью директора.

Такие документы, как КУДиР, Книга учета БСО и журнал кассира-операциониста не относят к кассовой дисциплине.

Они остались обязательными для заполнения.

Есть два вида отчета: X- и  Z-отчет:

• X-отчет можно проводить на кассовом аппарате неограниченное число раз: он лишь показывает, сколько наличности было пробито на к
• ассе на момент проверки. С помощью него можно посмотреть дневную выручку, оплаты безналом и прочее.
• Z-отчет снимается по окончании рабочего дня, обнуляя выручку и делая закрытие смены. Его можно делать лишь один раз в конце рабочей смены. По показаниям этого отчета заполняется журнал кассира-операциониста.

[box type=»download»] Справка-отчет кассира-операциониста заполняется кассиром по окончании рабочей смены – в ней отражаются показания счетчиков ККМ.[/box]

В журнал кассира-операциониста (форме КМ-4) – одной из основных форм документов первичной отчетности включены операции по приходу (расходу) наличных денег.

Ведение документооборота ИП со временем претерпевает некоторые изменения, принимаемые на законодательном уровне.

В большинстве случаев все же, несмотря на это, использование ККМ остается обязательным для ИП.

Новые проекты упрощают кассовые операции для субъектов малого бизнеса.

Для прозрачности бизнеса для самого руководителя, он может сделать пользу в сторону решения о продолжении ведения кассовой документации, но при этом ему будет необходимо соблюдать все требования и нововведения.