В чем состоят должностные обязанности секретаря?


Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны  критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.  В чем состоят должностные обязанности секретаря

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.

Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором, но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.

Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

  • иметь среднее профессиональное или высшее образование;
  • в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
  • отлично обращаться с любыми видами оргтехники.

В чем заключается работа секретаря?

Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:

«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!

Почему так?

Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.

Этот объем работы включает в себя такую деятельность:

  • обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
  • формирование рабочего графика руководства;
  • обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
  • организация совещаний и приема посетителей;
  • составление и оформление документов;
  • ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
  • обработка и учет исходящих и входящих документов;
  • контроль над исполнением документов;
  • архивация документации;
  • ведение реестров документооборота.

Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.

Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.

Составление инструкции секретаря-делопроизводителя должно основываться на Квалификационном справочнике должностей, который был утвержден постановлением №37 Министерства труда от 21 августа 1998 года.

Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:

  1. Основные положения.

В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:

  • полное название структурной единицы предприятия и наименование должности; Секретарь
  • четко указана мотивация того, для чего и с какой целью создавалась должность секретаря-делопроизводителя;
  • описание системы подчинения секретаря-делопроизводителя (в основном – это подчинение руководителю);
  • положения, которые освещают процесс назначения, а также освобождения от должности секретаря-делопроизводителя;
  • нормативно-правовые документы, на которые должен опираться секретарь-делопроизводитель в процессе выполнения своих служебных обязанностей;
  • требования к знаниям, образованию и навыкам кандидата, претендующего на должность секретаря-делопроизводителя.
  1. Права секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.

В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:

  • определение сферы вопросов, при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
  • согласование на подписание документов определенной значимости;
  • степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
  • описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.
  1. Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.

На каждом предприятии или организации перечень основных видов работ секретаря-делопроизводителя прописывается, исключительно, исходя из производственных потребностей.

В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:

  • требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
  • четкое оформление и составление документов;
  • правильное обеспечение архивации документов;
  • работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.
  1. Ответственность секретаря-делопроизводителя.

Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.

Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.

В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.

  1. Приложения.

Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.

Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:

  • справочный материал, необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
  • образцы подписей руководства, печатей и штампов;
  • формы журналов документооборота;
  • примеры оформления документов и прочее.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.

Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример

  1. Общие положения. В чем состоят должностные обязанности секретаря
  • Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
  • Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
  • На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.

Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.

  • Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.

Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.

  • В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
  • Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.
  1. Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.

Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:

  • Организация делопроизводства.
  • Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.
  1. Должностные обязанности.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:

  • Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
  • Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
  • Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
  • Работает с входящими документами, т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
  • Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
  • Ведет книгу приказов по школе.
  • Ведет реестр учета трудовых книжек.
  • Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
  • Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.
  1. Права.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:

  • Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
  • Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
  • Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
  • Визировать все документы, которые связаны с управленческой деятельностью школы.
  • Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
  • Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
  • Постоянно повышать уровень своего самообразования.
  1. Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.
  • За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
  • За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
  • За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения, работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.

Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.

План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.

В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.




Если у Вас есть вопросы,
получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности