В чем состоят должностные обязанности секретаря?

Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны  критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя. 

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.

Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором, но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.

Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

• иметь среднее профессиональное или высшее образование;
• в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
• отлично обращаться с любыми видами оргтехники.

В чем заключается работа секретаря?

Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:

«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!

Почему так?

Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.

Этот объем работы включает в себя такую деятельность:

• обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
• формирование рабочего графика руководства;
• обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
• организация совещаний и приема посетителей;
• составление и оформление документов;
• ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
• обработка и учет исходящих и входящих документов;
• контроль над исполнением документов;
• архивация документации;
• ведение реестров документооборота.

Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.

Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.

Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:

1. Основные положения.

В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:

• полное название структурной единицы предприятия и наименование должности;
• четко указана мотивация того, для чего и с какой целью создавалась должность секретаря-делопроизводителя;
• описание системы подчинения секретаря-делопроизводителя (в основном – это подчинение руководителю);
• положения, которые освещают процесс назначения, а также освобождения от должности секретаря-делопроизводителя;
• нормативно-правовые документы, на которые должен опираться секретарь-делопроизводитель в процессе выполнения своих служебных обязанностей;
• требования к знаниям, образованию и навыкам кандидата, претендующего на должность секретаря-делопроизводителя.

2. Права секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.

В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:

• определение сферы вопросов, при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
• согласование на подписание документов определенной значимости;
• степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
• описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.

3. Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.

В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:

• требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
• четкое оформление и составление документов;
• правильное обеспечение архивации документов;
• работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.

4. Ответственность секретаря-делопроизводителя.

Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.

Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.

В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.

5. Приложения.

Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.

Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:

• справочный материал, необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
• образцы подписей руководства, печатей и штампов;
• формы журналов документооборота;
• примеры оформления документов и прочее.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.

Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример

1. Общие положения.
   

• Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
• Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
• На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.

Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.

• Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.

Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.

• В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
• Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.

2. Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.

Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:

• Организация делопроизводства.
• Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.

3. Должностные обязанности.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:

• Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
• Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
• Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
• Работает с входящими документами, т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
• Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
• Ведет книгу приказов по школе.
• Ведет реестр учета трудовых книжек.
• Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
• Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.

4. Права.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:

• Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
• Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
• Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
• Визировать все документы, которые связаны с управленческой деятельностью школы.
• Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
• Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
• Постоянно повышать уровень своего самообразования.

5. Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.

• За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
• За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
• За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения, работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.

Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.

План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.

В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.