Оформление расчетной ведомости по зарплате

Для сотрудника любого предприятия заработная плата начисляется отдельно, но общие расчеты находятся в одном едином образце – расчетной ведомости по зарплате, еще известной как форма № Т-51.

На практике применяется две дополнительных документа: расчетно-платежная (форма Т-49) и платежная (Т-53) ведомости. Используются они только в тех ситуациях, когда оплата заработной платы проводится не на счет любого банка, а наличными средствами, через кассу организации.

Поскольку большинство учреждений перешли на безналичный способ расчета, они применяются очень редко, но расчетная ведомость используется при любых обстоятельствах, даже если ее необходимо заполнить в электронном или ручном варианте.

Электронный образец должен быть в обязательном порядке распечатан и подшит.

[box type=»download»] Он хранится на предприятии не менее 5 лет, чтоб на случай неожиданной ревизии правоохранительных органов была возможность предоставить информацию по расчетам заработной платы всех сотрудников.[/box]

Что такое расчетная ведомость

Эта ведомость представляет собой унифицированную (одинаковую для всех учреждений) форму расчетных данных о заработной плате работников организации.

Ведомость состоит из двух типовых листов:

1. Титульного листа, в котором указывается:

• Полное название фирмы, ее код и при наличии структурное подразделение.
• Срок выплаты, то есть период, за который проводится расчет с указанием конкретного месяца начисления.
• Итоговая сумма, которая будет выплачена.
• ФИО директора компании, который разрешает совершение выплаты.
• ФИО бухгалтера, который несет полную ответственность за правильность совершения выплаты.
• Дата составления.

2. Табличного листа, с такими графами:

• Порядковый номер.
• Номер табеля или же карточки, лично присвоенной каждому сотруднику.
• ФИО работающего на фирме человека. Прописывать их следует полностью, чтобы не возникло форс-мажорных обстоятельств из-за однофамильцев.
• Графа с четко указанной суммой, которая подлежит выплате.
• Пустая графа, где расписывается сотрудник за полученную сумму.

Графа с примечаниями, которая содержит такие данные:

1. Кассир прописывает вид документа, что был потребован в качестве дополнительного в момент выплаты денег, например, паспорт работника или доверенность.
2. Указывается в полном объеме величина задепонированной суммы, а также суммы, которая подлежит выплате.
3. Прописывается в конце расчетной ведомости дата расходно-кассового ордера и ее порядковый номер.

После выплаты всех указанных сумм, кассир подводит окончательный итог и ставит свою подпись на ведомости.

Составление документа проводится на основании условий оплаты труда, а также документов, которые в обязательном порядке ведутся на предприятиях:

• Табель учета рабочих часов.
• Данные об отпусках.
• Больничные листы.
• Иные справки и документы.

В крупных учреждениях с большим штатом наемных работников ведомость может состоять из нескольких страниц.

Содержание расчетной ведомости

Поскольку форма данного документа была утверждена законодательством и состоит из восемнадцати регламентированных граф, которые можно сформировать в несколько блоков:

1. Информация о сотруднике (порядковый номер, номер по табелю организации, полностью прописанные ФИО, должность).
2. Начисления (ставка, отработанные часы всего, с них количество праздничных и рабочих дней, почасовая и сдельная оплата, иные начисления, учитывая выплаты социального и материального характера, общая сумма начисления).
3. Удержания (подоходный налог, удержания на алименты, выплаты по исполнительным листам и другие, общая сумма, которая снимается с работника).
4. Задолженность, в которой указывается сумма, которую предприятия задолжало перед работником или наоборот.
5. Итого.

Если ведомость многостраничная, каждая из них нумеруется, а на титульном листе прописывается общее количество страниц.

[box type=»download»] Заключительную подпись на документе имеет право ставить только главный бухгалтер организации.[/box]

Виды документов

Платежная ведомость, содержащая в себе данные о зарплате всех служащих компании, представляет собой одну общую часть либо несколько, отвечающих за каждую отрасль или конкретное подразделение фирмы.

Для совершения безошибочного и точного начисления выплат бухгалтер вправе использовать всю необходимую информацию о рабочем, которая отражает все сведенья об проработанных ним часах.

Существует несколько вариантов для более правильного просчета:

1. Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49).
2. Расчетная ведомость (форма № Т-51).
3. Платежная ведомость (форма № Т-53).

Каждая из них имеет общий образец, который утвержден Государственным законодательством и комитетом статистики РФ. Скачайте бланки платежных ведомостей бесплатно в формате эксел и doc.

Расчетная ведомость по зарплате образец Т-49

Ведомость представляет собой документ стандартного образца для выполнения первичного учета документооборота по оплате труда.

Она употребляется для проведения расчета и выплаты работникам заработанных ими средств.

Состоит из 23 граф, подробно расписывающих все проведенные расчеты с начисления денежных средств и их итоговую сумму.

Когда заполнили данную форму, составлять остальные не имеет смысла.

[box type=»info»] Скачать Бланк расчетно-платежной ведомости Т-49.xls[/box]

Платежная ведомость по зарплате образец Т-53

Форма заполняется в соответствии с базой из ведомости № Т-51.

Она применяется в момент оплаты сотрудникам предприятия их законно заработанных денег.

В ней указан полный список всего штата сотрудников организации и окончательная сумма, которую полагается им оплатить.

[box type=»info»]Скачать Бланк платежной ведомости Т-53.doc[/box]

Расчетная ведомость образец № Т-51

Она ведется лично бухгалтером учреждения и исключительно в одном экземпляре. Она вмещает в себя все данные о начислениях работникам.

На основании этого документа проводятся регулярные оплаты заработных плат.

Кроме этого, она необходима для расчета с сотрудниками по безналичному платежу, которым удобнее получать свои деньги на банковский счет или дебетовую карту банка, поскольку иные документы для них не важны.

[box type=»info»] Скачать Бланк расчетной ведомости Т-51.doc[/box]

Ведомость на выдачу зарплаты в документообороте

Начисляя выплаты, бухгалтер применяет разные источники данных по времени, которое было отработано каждым из рабочих.

К ним относятся:

1. Лицевой счет работника.
2. Табель всех посещений и выходов на работу.
3. Данные об отработанных часах.
4. Больничные листы.
5. Иные данные регистрационного плана.
6. Информацию о выходах в отпуск.
7. Сведенья об исполнение плана, если такой есть на фирме.
8. Данные о выдаче авансов и другие дополнительные сведенья с информацией о зарплате предыдущего месяца работы.

В ситуации, когда работник по каких-либо причинах не имеет возможности принять свою выплату в соответствующий срок, в документ заносится отметка «депонирование», а свои средства он сможет получить в любой момент на протяжении 5 рабочих дней.

После получения денег и проставления каждым работником подтверждающей подписи ведомость следует закрыть.

Информацию о депонированных средствах вносится в отдельно отведенную графу.

Затем кассир подписывает документ, дату и номер РКО. Если по депонированным спискам были произведены какие-либо выплаты, то их сумма также указывается.

Заработная плата работникам может быть выдана не только по ведомости, но и по стандартному кассовому ордеру:

1. По ведомости – только когда на фирме работает свыше трех человек.
2. По кассовому ордеру – если численность сотрудников около двух или трех.

Ордер используется для снятия денег с банковского счета предприятия фирмы.

В ордере прописываются цели на которые понадобилась указанная сумма, например, если работник получает аванс, то в графе цели на ордере пишется «Аванс», а если зарплата – «Заработная плата» или «Окончательный расчет».

[box type=»download»] Выписывается ордер дважды в течение одного рабочего месяца.[/box]

Хранение и учет

Ведомости и ордера остаются на хранении в бухгалтерии на протяжении 5 лет, при условии, что за данный промежуток времени будет проведена их отчетная проверка. Если никакой проверки не произошло, то все данные хранятся до 75 лет.

Учет зарплаты работников проводится согласно с ведомостью об оплате труда (форма № В-8), в которой указана информация о начислениях сотрудников, работающих в штате и по контракту.

Она включает в себя:

• Премии.
• Надбавки.
• Доплаты.
• Удержания.
• Иные выплаты.

Если работник не смог получить свои средства в течение трех рабочих дней, то они вносятся в графу депонирование и данная сумма автоматически передвигается в выплаты на следующий месяц.

Выплата зарплаты по ведомости

• Проведение выплат проводится в отведенный на это промежуток времени и в положенном для этого месте (касса или кабинет бухгалтера предприятия).
• Сотруднику необходимо проверить и пересчитать полученную сумму и расписаться о ее получении.
• Ведомость оформляется кассиром или же бухгалтером до окончания периода ее действия.
• Все суммы, которые были не выданы работникам, складываются и прописываются на последней странице ведомости, а под ней уже ставится подпись кассира.
• Затем бухгалтер или кассир расписываются на расходном ордере за выданную ими сумму денег.
• После чего номер ордера указывается на самой ведомости.
• Выполнив все необходимые манипуляции, документ передается в распоряжение главному бухгалтеру, который проводит контрольную проверку данных, после чего ставит заключительную подпись на документе.

[box type=»download»] Все ведомости обязательно проходят регистрацию в журнале, именуемом форма Т-53а.[/box]

На каждый год ведется свой отдельный журнал, а предыдущий относится в архив.