Приходный кассовый ордер — как заполнить?
- Примеры заполнения приходного кассового ордера v
- Внесение средств на выдачу заработной платы v
- Поступление средств от заказчиков v
- Возврат денежных средств v
- Как заполняется приходной кассовый ордер? v
- Как заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру? v
- Оформление «приходника» в электронном виде: плюсы и минусы v
- Оформление приходного ордера онлайн v
- Автоматизированное оформление приходного ордера v
- Задайте вопрос юристу > бесплатная консультация v
Любая организация, (предприятие или предприниматель) принимающая денежные средства обязана оформить приходный кассовый ордер (КО-1). Это первичный бухгалтерский документ, фиксирующий поступление денежных средств.
Первичным он называется потому, что оформляется в момент получения денег.
Примеры заполнения приходного кассового ордера
Унифицированная форма для заполнения приходного ордера (для Word, «.rtf»)
Внесение средств на выдачу заработной платы
В поле, где указывается от кого приняты средства ставится не название банка, а данные кассира, совершившего операцию.
Поступление средств от заказчиков
Возврат денежных средств
Как заполняется приходной кассовый ордер?
Состоит приходный кассовый ордер (КО-1) из 2 частей:
- Бланк приходного кассового ордера.
- Отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру.
Оформление ПКО проводится с использованием формы бланка утвержденного Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Росстата) России от 18 августа 1998г. № 88.
При оформлении бланка приходного ордера (КО-1) необходимо соблюдать определенные правила:
- Необходимо безошибочно заполнить документы первичной отчетности. В кассовых документах (приходных и расходных ордерах) они не допускаются.
- Заполняется ордер бухгалтером.
- Подписываться ордер (КО-1) должен главным бухгалтером и кассиром.
- После заполнения ордер необходимо внести в Журнал, куда фиксируются приходные и расходные кассовые ордера (КО-3).
- Печать или штамп ставится кассиром на квитанции к ПКО.
- ПКО имеет силу только в день оформления.
- Ордер остается у кассира. Он его регистрирует в кассовой книге.
- Квитанция отдается лицу, внесшему денежные средства в кассу.
Приходный кассовый ордер заполняется вручную бухгалтером.
Приходный ордер является обязательным при передаче кассиру денежной наличности. Такую норму установил Центральный Банк Российской Федерации (п. 4.1, 5 указания Банка России от 11.03.2014 года. № 3210-У)
Порядок заполнения «приходника»:
- Где написано «организация» указывается название организации.
- Где написано «коды» вписывается код по справке Федеральной службы государственной статистики (Росстата).
- «Номер документа» вписывается согласно журналу о регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Регистрация проводится с 01.01 каждого года.
- «Дата» ставится в день, когда кассир получает деньги от физического лица, в формате ДД.ММ.ГГГГ например 01.01.2015
- Где написано «дебет» вписывается номер счета или субсчета, согласно плану счетов организации.
- Где написано «кредит, код структурного подразделения» вносится код структурного подразделения. Например, код филиала или подразделения. Если организация не имеет таковых, то это поле остается пустым.
- Где написано «кредит, корреспондирующий счет» вписывается номер счета или субсчета, если он отражен в плане счетов, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации.
- Где написано «кредит, код аналитического учета» заполняется, если организация работает с такими кодами.
- Где написано «сумма» пишется сумма денежной наличности вносимых в кассу. Пишется цифрами.
- Где написано «от кого» вписывается ФИО физического лица. Если это организация, то пишется название организации и ФИО, через кого вносятся деньги.
- Где написано «основание» вписывается, за что вносятся денежные средства.
- Где написано «сумма» прописывают сумму прописью, с заглавной буквы. Копейки, если есть, пишут цифрами. Если часть строки осталась не занятой текстом, то ставится прочерк.
- Где написано «в том числе» пишут сумму НДС (налог на добавленную стоимость) с процентной ставкой, если она есть, или надпись «без НДС».
- Где написано «приложение» вписывают все прилагаемые первичные документы.
После заполнения приходного ордера, так же заполняется и квитанция.
Как заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру?
Заполнение бланка квитанции к приходному ордеру происходит по аналогии заполнения ордера. На заполненную квитанцию ставится печать или штамп. Специальных требований как должна располагаться печать, нет. Все они будут считаться вариантом нормы.
Варианты расположения печати:
- В месте печати на квитанции.
- 60% на квитанции и 40% на приходном кассовом ордере.
- Основная часть оттиска печати (штампа) ставится на квитанции, на ордере присутствует край оттиска печати (штампа).
Заполненный и подписанный документ отдается кассиру. Кассир при этом внимательно проверяет документ.
Что кассир должен проверить в приходном ордере (КО-1):
- Наличие и соответствие подписей в документе (у кассира обязательно должны быть образцы подписей)
- Правильность заполнения документа (КО-1).
- Совпадают ли суммы в документе (прописная сумма с написанной цифрами).
- Все ли документы приложены, перечисленные в приходном ордере.
После оформления ПКО кассир принимает наличные от физического лица и пересчитывает. Человек, передающий деньги может наблюдать за пересчетом.
- Если денежной наличности передано больше, то кассир возвращает часть наличности в виде сдачи.
- Если денежных средств не хватает, кассир предлагает добавить до нужной суммы.
- Если такой возможности нет, кассир перечеркивает ПКО и оформляется новый приходный ордер (КО-1).
Если проверка показала, что все правильно заполнено, денежные поступления соответствуют ПКО, кассир ставит печать (штамп), свою подпись.
Оформление «приходника» в электронном виде: плюсы и минусы
Сейчас у предприятий, организаций и предпринимателей появилась такая возможность как использование электронной версии заполненного документа.
Плюсы:
- Не обязательно оформление на бумажных носителях.
- Документы можно оформлять дистанционно.
Минусы:
- Документы нужно заверять электронной подписью.
- Если сотрудников в компании много, то электронную подпись использовать очень дорого.
Сейчас больше используется комбинированный вариант, предложенный специалистами банка России.
Бухгалтер дистанционно визирует документ подписью.
Кассир распечатывает документ, ставит печать и свою подпись.
Минус в этом случае заполнения ПКО заключается в том, что налоговые службы могут посчитать этот документ не действительным. И у человека, предъявившего такой документ в налоговую службу, для подтверждения своих расходов могут возникнуть проблемы.
Оформить ПКО в электронном виде можно согласно письму от 11.08.2014 года № OЭ/3002 об оформлении кассовых документов.
Оформление приходного ордера онлайн
Приходный документ (КО-1), оформленный онлайн, ни чем не отличается от бланка, заполненного вручную. Он так же соответствует принятой форме бланка. Единственное отличие, поля бланка заполнены на компьютере и имеют печатный вид.
Для этого даже не нужно иметь специальных программ и устанавливать их на свой компьютер.
Достаточно просто в интернете найти сайт с соответствующей тематикой.
Заполнить предложенный там бланк и распечатать на принтере.
Автоматизированное оформление приходного ордера
Такое оформление приходных ордеров осуществляется в специальных программах.
Главный плюс использования таких программ – это полная автоматизация процессов, связанных с документооборотом организации. Главное подобрать подходящую по характеристикам программу, именно для конкретной организации.
Примером таких программ служит 1С: Бухгалтерия, ИНФО-Бухгалтер и др. Если ни одна программа, предложенная на рынке, не подходит, можно заказать программу, которую специалисты напишут под запрос.
При поступлении денежных средств ПКО не требуется:
- Если организация или предприниматель относится к перечисленным, ниже, видам деятельности:
- Тем лицам кто имеет торговые точки на ярмарках, рынках, выставочных комплексах. Так же тем, у кого имеется открытый прилавок в крытом рыночном помещении. Это относится к товарам непродовольственной группы.
- Тем лицам кто занимается разносной торговлей продовольственных и не продовольственных товаров.
- Лицам, занимающимся продажами в киосках квасом, мороженным и разливными не алкогольными напитками.
- Тем лицам кто занимается торговлей из бочек квасом, пивом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, овощами, фруктами и ягодами на развес.
- Тем лицам кто занимается приемом от людей стеклотары и утильсырья.
- Тем лицам кто занимается торговлей в пассажирских вагонах газет, журналов, чайной продукцией и так далее.
- Если организация или предприниматель, ведет свою деятельность в труднодоступном районе или местности.
- Если организация или предприниматель находится на патентной системе налогообложения.
- Если организация или предприниматель находится на ЕНВД.
Во всех остальных случаях при денежных поступлениях в кассу организации или предпринимателя нужно оформлять приходный ордер.
Если у Вас остались вопросы, |