Приходный кассовый ордер — как заполнить?


Любая организация, (предприятие или предприниматель) принимающая денежные средства обязана оформить приходный кассовый ордер (КО-1). Это первичный бухгалтерский документ, фиксирующий поступление денежных средств.  Как заполнять приходный кассовый ордер?

Первичным он называется потому, что оформляется в момент получения денег.

Примеры заполнения приходного кассового ордера

Внесение средств на выдачу заработной платы

В поле, где указывается от кого приняты средства ставится не название банка, а данные кассира, совершившего операцию.

Поступление средств от заказчиков

Возврат денежных средств

Как заполняется приходной кассовый ордер?

Состоит приходный кассовый ордер (КО-1) из 2 частей:

  • Бланк приходного кассового ордера.
  • Отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру.

Оформление ПКО проводится с использованием формы бланка утвержденного Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Росстата) России от 18 августа 1998г. № 88.

При оформлении бланка приходного ордера (КО-1) необходимо соблюдать определенные правила:

  1. Необходимо безошибочно заполнить документы первичной отчетности. В кассовых документах (приходных и расходных ордерах) они не допускаются.
  2. Заполняется ордер бухгалтером.
  3. Подписываться ордер (КО-1) должен главным бухгалтером и кассиром.
  4. После заполнения ордер необходимо внести в Журнал, куда фиксируются приходные и расходные кассовые ордера (КО-3).
  5. Печать или штамп ставится кассиром на квитанции к ПКО.
  6. ПКО имеет силу только в день оформления.
  7. Ордер остается у кассира. Он его регистрирует в кассовой книге.
  8.  Квитанция отдается лицу, внесшему денежные средства в кассу.

Приходный кассовый ордер заполняется вручную бухгалтером.

Приходный ордер является обязательным при передаче кассиру денежной наличности. Такую норму установил Центральный Банк Российской Федерации (п. 4.1, 5 указания Банка России от 11.03.2014 года. № 3210-У)

 Порядок заполнения «приходника»:

  • Где написано «организация» указывается название организации.
  • Где написано «коды» вписывается код по справке Федеральной службы государственной статистики (Росстата).
  • «Номер документа» вписывается согласно журналу о регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Регистрация проводится с 01.01 каждого года.
  • «Дата» ставится в день, когда кассир получает деньги от физического лица, в формате ДД.ММ.ГГГГ например 01.01.2015
  • Где написано «дебет» вписывается номер счета или субсчета, согласно плану счетов организации.
  • Где написано «кредит, код структурного подразделения» вносится код структурного подразделения. Например, код филиала или подразделения. Если организация не имеет таковых, то это поле остается пустым.
  • Где написано «кредит, корреспондирующий счет» вписывается номер счета или субсчета, если он отражен в плане счетов, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации.
  • Где написано «кредит, код аналитического учета» заполняется, если организация работает с такими кодами.
  • Где написано «сумма» пишется сумма денежной наличности вносимых в кассу. Пишется цифрами.
  • Где написано «от кого» вписывается ФИО физического лица. Если это организация, то пишется название организации и ФИО, через кого вносятся деньги.
  • Где написано «основание» вписывается, за что вносятся денежные средства.
  • Где написано «сумма» прописывают сумму прописью, с заглавной буквы. Копейки, если есть, пишут цифрами. Если часть строки осталась не занятой текстом, то ставится прочерк.
  • Где написано «в том числе» пишут сумму НДС (налог на добавленную стоимость) с процентной ставкой, если она есть, или надпись «без НДС».
  • Где написано «приложение» вписывают все прилагаемые первичные документы.

После заполнения приходного ордера, так же заполняется и квитанция. Как заполнять приходный кассовый ордер?

Как заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру?

Заполнение бланка квитанции к приходному ордеру происходит по аналогии заполнения ордера. На заполненную квитанцию ставится печать или штамп. Специальных требований как должна располагаться печать, нет. Все они будут считаться вариантом нормы.

Варианты расположения печати:

  • В месте печати на квитанции.
  • 60% на квитанции и 40% на приходном кассовом ордере.
  • Основная часть оттиска печати (штампа) ставится на квитанции, на ордере присутствует край оттиска печати (штампа).

Заполненный и подписанный  документ отдается кассиру. Кассир при этом внимательно проверяет документ.

Что кассир должен проверить в приходном ордере (КО-1):

  1. Наличие и соответствие подписей в документе (у кассира обязательно должны быть образцы подписей)
  2. Правильность заполнения документа (КО-1).
  3. Совпадают ли суммы в документе (прописная сумма с написанной цифрами).
  4. Все ли документы приложены, перечисленные в приходном ордере.

После оформления ПКО кассир принимает наличные от физического лица и пересчитывает. Человек, передающий деньги может наблюдать за пересчетом.

  • Если денежной наличности передано больше, то кассир возвращает часть наличности в виде сдачи.
  • Если денежных средств не хватает, кассир предлагает добавить до нужной суммы.
  • Если такой возможности нет, кассир перечеркивает ПКО и оформляется новый приходный ордер (КО-1).

Если проверка показала, что все правильно заполнено, денежные поступления соответствуют ПКО, кассир ставит печать (штамп), свою подпись.

Если какой-либо из пунктов в ордере заполнен не правильно, кассир обязан вернуть ордер на доработку в отдел бухгалтерии.

Оформление «приходника» в электронном виде: плюсы и минусы

Сейчас у  предприятий, организаций и предпринимателей появилась такая возможность как использование электронной версии заполненного документа.

Плюсы:

  • Не обязательно оформление на бумажных носителях.
  • Документы можно оформлять дистанционно.

Минусы:

  • Документы нужно заверять электронной подписью. Заполнение документа
  • Если сотрудников в компании много, то электронную подпись использовать очень дорого.

Сейчас больше используется комбинированный вариант, предложенный  специалистами банка России.

Бухгалтер дистанционно визирует документ подписью.

Кассир распечатывает документ, ставит печать и свою подпись.

Минус в этом случае заполнения ПКО заключается в том, что налоговые службы могут посчитать этот документ не действительным. И у человека, предъявившего такой документ в налоговую службу, для подтверждения своих расходов могут возникнуть проблемы.

Оформить ПКО в электронном виде можно согласно письму от 11.08.2014 года № OЭ/3002 об оформлении кассовых документов.

Оформление приходного ордера онлайн

Приходный документ (КО-1), оформленный онлайн, ни чем не отличается от бланка, заполненного вручную. Он так же соответствует принятой форме бланка. Единственное отличие, поля бланка заполнены на компьютере и имеют печатный вид.

Для этого даже не нужно иметь специальных программ и устанавливать их на свой компьютер.

Достаточно просто в интернете найти сайт с соответствующей тематикой.

Заполнить предложенный там бланк и распечатать на принтере.

Автоматизированное оформление приходного ордера

Такое оформление приходных ордеров осуществляется в специальных программах.

Главный плюс использования таких программ – это полная автоматизация процессов, связанных с документооборотом организации. Главное подобрать подходящую по характеристикам программу, именно для конкретной организации.

Примером таких программ служит 1С: Бухгалтерия, ИНФО-Бухгалтер и др. Если ни одна программа, предложенная на рынке, не подходит, можно заказать программу, которую специалисты напишут под запрос.

При поступлении денежных средств ПКО не требуется:

  1. Если организация или предприниматель относится к перечисленным, ниже, видам деятельности:
  • Тем лицам кто имеет торговые точки на ярмарках, рынках, выставочных комплексах. Так же тем, у кого имеется открытый прилавок в крытом рыночном помещении. Это относится к товарам непродовольственной группы.
  • Тем лицам кто занимается разносной торговлей продовольственных и не продовольственных товаров.
  • Лицам, занимающимся продажами в киосках квасом, мороженным и разливными не алкогольными напитками.
  • Тем лицам кто занимается торговлей из бочек квасом, пивом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, овощами, фруктами и ягодами на развес.
  • Тем лицам кто занимается приемом от людей стеклотары и утильсырья.
  • Тем лицам кто занимается торговлей в пассажирских вагонах газет, журналов, чайной продукцией и так далее.
  • Если организация или предприниматель, ведет свою деятельность в труднодоступном районе или местности.
  1. Если организация или предприниматель находится на патентной системе налогообложения.
  2. Если организация или предприниматель находится на ЕНВД.

Во всех остальных случаях при денежных поступлениях в кассу организации или предпринимателя нужно оформлять приходный ордер.




Если у Вас есть вопросы,
получите бесплатную консультацию прямо сейчас

Написать комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Политика конфиденциальности.
Обязательные поля отмечены*

Нажимая "Отправить комментарий" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности